El Kardex es una herramienta de control que permite registrar las entradas, salidas y saldos de un producto para saber cuántas unidades hay disponibles y cuál es su costo sin depender únicamente de un conteo físico.
En negocios pequeños y medianos todavía puede llevarse en Excel, sobre todo cuando se manejan pocos productos o se necesita un formato sencillo para seguimiento interno. Si el volumen de movimientos ya es alto, lo más práctico suele ser usar un software contable o de inventarios.
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La plantilla puede servir como apoyo para control interno, pero conviene recordar que la política contable de la empresa y el método de costeo deben definirse según el marco que le aplique al negocio.
Qué datos debe tener un Kardex
Un formato de Kardex útil no necesita ser complicado, pero sí debe incluir como mínimo estos campos:
- Fecha del movimiento.
- Detalle o concepto.
- Documento de soporte, si se quiere registrar.
- Cantidad, valor unitario y valor total de la entrada.
- Cantidad, valor unitario y valor total de la salida.
- Cantidad, valor unitario y valor total del saldo.
En la parte superior del formato suele ser útil identificar el producto, la referencia, la ubicación, el proveedor y, si el negocio lo maneja así, una cantidad mínima o máxima de inventario.
Cómo llenar un Kardex
Para diligenciar un Kardex no hace falta complicarlo demasiado, pero sí conviene mantener siempre el mismo orden. Lo primero es identificar bien el producto en la parte superior del formato, indicando datos como el nombre, la referencia o cualquier otra información que ayude a diferenciarlo.
Lo más práctico es manejar un Kardex por cada producto o por cada referencia, ya que mezclar varios en una sola hoja termina haciendo más difícil el control.
Después de eso, se registra la existencia inicial, en caso de que ya haya mercancía disponible al momento de empezar. Ese saldo inicial se anota como una entrada, con su cantidad, valor unitario y valor total. A partir de ahí, cada compra o ingreso de mercancía debe quedar anotado con su fecha, detalle del movimiento, documento de soporte si se desea llevar ese control, y los valores correspondientes.
- Identificar el producto o la referencia.
- Registrar la existencia inicial.
- Anotar cada entrada de mercancía.
- Registrar cada salida o venta.
- Actualizar el saldo después de cada movimiento.
Las salidas también deben registrarse a medida que ocurren. Si hay una venta, una entrega o cualquier retiro de inventario, se anota la cantidad y el costo según el método que se esté utilizando. Lo importante es que el saldo no se deje para después, sino que se actualice con cada movimiento, porque allí está la utilidad real del Kardex: saber cuántas unidades quedan y cuál es su valor acumulado en ese momento.
También conviene mantener el mismo método durante todo el periodo. Si el control del inventario se lleva con promedio ponderado o con PEPS, lo mejor es conservar esa misma lógica para evitar diferencias o registros inconsistentes dentro de la misma hoja.
Sistema periódico y sistema permanente
El control de inventarios suele explicarse con dos sistemas:
Sistema periódico
Se basa más en conteos físicos y no siempre permite conocer en tiempo real la existencia exacta o el costo actualizado de cada movimiento.
Sistema permanente
Es el más útil cuando se quiere llevar un Kardex de forma ordenada, porque exige registrar cada entrada y cada salida para mantener el inventario actualizado en todo momento.
En la práctica, un Kardex en Excel se acerca más a un control permanente, ya que se va actualizando movimiento por movimiento.
Métodos de valuación que más se usan en el Kardex
Cuando un mismo producto entra al inventario con costos distintos, no basta con saber cuántas unidades hay. También hace falta definir cómo se calculará el costo de las salidas.
Para inventarios intercambiables, la referencia técnica más usada hoy bajo NIIF para PYMES permite trabajar con PEPS (FIFO) o promedio ponderado. Por eso, si vas a usar esta plantilla como apoyo de control, esos son los métodos que más sentido tienen para explicar y aplicar.
Método promedio ponderado
Este método promedia el costo de las unidades disponibles para obtener un valor unitario promedio. Es útil cuando se quiere mantener un costo más estable y evitar separar manualmente cada lote.
Ejemplo sencillo: si entran 5 unidades a $1.000 y luego 6 unidades a $800, el costo total acumulado sería de $9.800 para 11 unidades. El costo promedio sería $9.800 / 11 = $891 aproximadamente por unidad.
Cuando se registra una salida, ese valor promedio es el que se utiliza para calcular el costo de las unidades vendidas o retiradas.
Método PEPS
PEPS significa primeras en entrar, primeras en salir. Bajo este método, las primeras unidades que ingresaron al inventario son las primeras que se toman como salidas.
Siguiendo el mismo ejemplo, si primero ingresan 5 unidades a $1.000 y después 6 unidades a $800, una salida de 7 unidades se calcularía tomando primero las 5 unidades más antiguas y luego 2 unidades del segundo lote.
Este método suele ser fácil de entender cuando el negocio quiere conservar el orden por lotes o por antigüedad de las entradas.
Nota importante sobre el método UEPS
En algunos materiales antiguos todavía aparece el método UEPS o LIFO. Sin embargo, si tu empresa aplica NIIF para PYMES, la referencia técnica vigente no lo contempla como fórmula permitida para inventarios intercambiables. Por eso en esta guía lo dejamos por fuera del desarrollo principal.
Si el Kardex se va a usar con efectos contables o financieros formales, lo más prudente es validar el método con el contador o asesor de la empresa antes de adoptar una política de inventarios.
Qué tener en cuenta al usar la plantilla en Excel
- Utilice una hoja por cada producto o referencia.
- Registre los movimientos en orden cronológico.
- No borre filas intermedias si ya existen fórmulas.
- Revise periódicamente que el saldo del Kardex coincida con el inventario físico.
- Si maneja muchos productos o varias bodegas, considere migrar a un software especializado.
Formato de Kardex en Excel
La plantilla está pensada como una base editable para registrar movimientos de inventario de forma sencilla. Si necesita controlar varios productos, puede duplicar la hoja y cambiar únicamente los datos de identificación en la parte superior.
- Haga clic derecho sobre el nombre de la hoja.
- Seleccione Crear una copia.
- Renombre la nueva hoja con el producto o la referencia que va a controlar.
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Preguntas frecuentes
¿Se debe llevar un Kardex por cada producto?
Sí. Para que el control sea útil, lo normal es manejar un Kardex independiente por producto o por referencia.
¿El Kardex reemplaza el inventario físico?
No. El Kardex ayuda a controlar los movimientos, pero sigue siendo recomendable hacer verificaciones físicas periódicas para detectar diferencias.
¿Qué método conviene usar en la plantilla?
Para la mayoría de controles internos, los más usados son PEPS y promedio ponderado. La elección depende de cómo maneje la empresa sus inventarios y de su política contable.
¿La plantilla sirve para varios productos?
Sí, pero no dentro de la misma hoja. Lo recomendable es duplicar la hoja y usar una para cada producto.
¿Se puede imprimir el Kardex?
Sí. Una vez diligenciado, puede ajustarse el área de impresión en Excel para generar una copia física o guardarlo en PDF.
¿Cuándo deja de ser práctico llevar el Kardex en Excel?
Cuando el negocio ya maneja muchas referencias, varias sedes, compras frecuentes o múltiples usuarios editando el archivo, normalmente conviene pasar a un sistema de inventarios o contable.
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